Separación de finanzas y registros contables en el negocio pequeño

Según los Censos Económicos 2024 del INEGI, con cifras preliminares, 73.9% de los negocios de hasta diez personas captados en zonas urbanas no usó un sistema contable en 2023. Entre los de 11 a 50 personas, la proporción baja a 16.1%, y entre los de más de 250, a 2.9%. Ningún otro salto de tamaño produce una diferencia tan grande.

El cuestionario del Censo distinguía cuatro formas de controlar ingresos y gastos: contador externo, programa de terceros, cuaderno o libreta, o ningún registro. El cuadro publicado sólo separa a quien usó un sistema contable de quien no, así que la libreta probablemente quedó del lado de quien no lo usó. La ausencia total de registros se midió antes: en los Censos Económicos 2019 del INEGI, 46.5% de los establecimientos del país no llevaba ningún registro contable en 2018. Son dos mediciones distintas y no forman una serie.

Que el negocio chico registre menos no indica si le hace menos falta. Esa pregunta la abordó un estudio en siete países.

McKenzie y Woodruff midieron 26 prácticas de negocio en micro y pequeñas empresas de siete países, México entre ellos, en un estudio publicado en 2017 en Management Science. Las diferencias en esas prácticas explicaron tanta variación de ventas, utilidades y productividad en las microempresas como en las empresas más grandes. En Kenia, Nigeria y Sri Lanka, donde pudieron seguir a los negocios en el tiempo, las mejores prácticas se asociaron con mayor supervivencia. La duración de los negocios en México se analiza en Esperanza de vida de los negocios en México, por sector y tamaño.

El grupo de registro y costeo fue, junto con el de mercadotecnia, el que más se asoció con las utilidades, según la versión de trabajo del estudio que publicó el NBER en 2015. Su muestra mexicana reunía más de diez mil negocios de cinco empleados o menos dirigidos por mujeres en ocho zonas urbanas; en 2014, 44% de ellos llevaba registros escritos. Los autores advierten que son correlaciones con datos reportados por el propio dueño y que no prueban la causa. Lo que ocurre cuando no hay registro lo documentó otro estudio, en República Dominicana.

El experimento de Drexler, Fischer y Schoar, publicado en 2014 en el American Economic Journal: Applied Economics, siguió a 1,193 clientes de un banco de microfinanzas de República Dominicana. Según su encuesta inicial, 45% de los dueños cometió al menos un error de consistencia al reportar sus ventas y utilidades, como declarar una semana mala con más ventas que una buena. En promedio, la utilidad que declaraban era apenas 60% de la que resultaba de restar sus propios gastos a sus propias ventas. Los autores lo atribuyen sobre todo a gastos olvidados.

En México, medir dentro del negocio es la excepción. Según la ENAPROCE 2018, del INEGI y la Secretaría de Economía, 66.5% de las microempresas no daba seguimiento a ningún indicador de desempeño en 2017. Cualquier indicador, de las ventas del mes al margen de un producto, se calcula a partir de un registro. Lo que sólo existe en la memoria del dueño es también lo que se pierde cuando el negocio cambia de manos, como se expone en Testamento y sucesión en la dirección del negocio familiar.

El mismo experimento asignó al azar dos cursos. Uno enseñaba contabilidad estándar: registro diario, reportes mensuales, inventario, cuentas por cobrar y por pagar. El otro daba reglas prácticas: guardar el dinero del negocio y el de la casa en cajones distintos, pasar dinero de uno a otro sólo con un vale escrito, asignarse un sueldo fijo y contar al final del mes lo que hay en el cajón del negocio para estimar la utilidad.

Con las reglas prácticas, la proporción de dueños que separaba el dinero, llevaba registros y calculaba sus ventas subió entre 6 y 12 puntos porcentuales frente al grupo sin capacitación. Con el curso estándar no hubo cambios significativos. En la muestra completa, la diferencia entre los dos cursos no alcanzó significancia estadística, aunque sí la tuvo en varias medidas entre quienes empezaban con menos estudios o peores prácticas.

Los autores señalan varias reservas. Las ventas subieron sobre todo en las semanas que cada dueño consideraba malas, lo que puede reflejar un cambio real o una forma distinta de reportar, y parte del aumento pudo venir de clientes que dejaron a negocios vecinos del mismo giro. El estudio abarca un solo país y a clientes de un banco, y los autores advierten que una misma capacitación no tiene el mismo efecto en todos. Con esas reservas, las reglas del experimento indican un orden posible.

La regla de base es la separación: una caja, un cajón o una cuenta sólo para el negocio, y un sueldo fijo para el dueño. Es el centro de las reglas que tuvieron efecto en el experimento. Sin esa separación, la caja mezcla dos economías y ninguna cifra del negocio es confiable.

Sobre esa base se apoya el registro de cada movimiento de dinero entre las dos cajas, en cualquier sentido, que es la función del vale del experimento. Con ese registro, contar el efectivo al principio y al final del mes da una estimación de la utilidad que los autores describen como burda, pero fácil, y suficiente para saber si el negocio se sostiene solo.

El último nivel es el registro de cada compra y cada venta. La memoria falla sobre todo con los gastos, y sin ese registro no se pueden responder las preguntas con que McKenzie y Woodruff midieron el registro y el costeo: cuánto efectivo hay en un momento dado, si las ventas de un producto suben o bajan de un mes a otro, cuánto cuesta cada producto principal y cuál deja más por pieza. El uso de esos registros para delegar se analiza en Medición del desempeño y delegación en los equipos pequeños.

Ninguno de estos niveles exige contador ni programa, y un negocio que los lleve en una libreta probablemente aparecería en el Censo entre los que no usan un sistema contable. El orden, en cambio, no es indiferente: sin el dinero separado, las ventas anotadas no dicen cuánto gana el negocio, y sin compras anotadas no hay costo por producto que calcular.